個人情報取扱規定

都立墨田川高等学校PTA 個人情報取扱規定

（目的）

第１条 本規定は、都立墨田川高等学校PTA（以下「美汀会」という）が取得し、保有する個人情報の適正な取り扱いにより、個人情報に関する個人の権利および利益を保護することを目的とする。また、美汀会の事業における円滑な運営を図るために、個人情報ならびに個人情報データベースの取り扱いについて定めるものとする。

（責務）

第２条 美汀会は、個人情報の保護に関する法令等を遵守するとともに、個人情報保護法に基づき運用管理を行い、美汀会の活動において個人情報の保護に努めるものとする。

（定義）

第３条 この規定およびこの規定に基づいて策定される規則等において使用する語については、次のとおりとする。

1. (1) 個人情報
   「個人情報」とは、生存する個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名・生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することのできるものをいう。
   美汀会で取り扱う個人情報は、主に以下のものとする。
   ・氏名　・住所　・電話番号　・写真　・名刺　・学歴、履歴
   ・メールアドレス等（電子的手段の利用により個人を識別できる情報を含む）
   ・卒業年次　・所属　・前記の情報等を組み合わせて個人を識別できる情報
2. (2) 個人情報データベース等
   「個人情報データベース」とは、個人情報を含む情報の集合で、特定の個人情報をコンピュータ等を用いて検索するための手段または目次、索引その他の手段により検索するための手段を備えて体系的に構成したものをいう。
   美汀会で取り扱う個人情報データベースは、主に以下のものとする。
   ・美汀会評議員名簿　・電子的連絡手段のためのアドレス帳
3. (3) 保有個人データ
   「保有個人データ」とは、個人情報データベースを構成する個人情報をいう。
4. (4) 要配慮個人情報
   要配慮個人情報とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するもので、政令で定められた記述等が含まれる個人情報をいう。
5. (5) 本人
   「本人」とは、当該個人情報によって識別される、または、識別され得る、生存する特定の個人をいう。

（適用範囲）

第４条 この規定は、美汀会に所属するすべての会員に適用する。また、退会後においても在任または在籍中に知り得た個人情報については、この規定に従うものとする。

２ 美汀会役員、顧問（以下、役員等）、評議員、および美汀会の事業について委託または依頼を受けた者（以下、従事者）が美汀会の業務に従事する場合には、従事者はこの規定を遵守しなければならない。従事者を管理する立場にある者は、従事者に対し、この規定の遵守を確保するために必要な個人情報の取扱いに関する留意事項について、周知しなければならない。

（管理者）

第５条 美汀会における個人情報データベースの管理者は、美汀会会長とする。

（取扱者）

第６条 美汀会における個人情報データベースの取扱者は、美汀会評議員とする。

（秘密保持義務）

第７条 個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

（収集方法）

第８条 美汀会は、個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を本人に明示する。

２　要配慮個人情報は原則として収集しないこととし、やむを得ず収集する場合は、管理者の指示のもと、あらかじめ本人の同意を得る。

３　美汀会は、取り扱う保有個人データの漏えい、滅失、毀損その他の保有個人データの安全の確保に係る事態が生じた場合に個人の権利利益を害するおそれが大きい個人情報は原則として収集しない。

（利用目的）

第９条 取得した個人情報は、次の目的のために利用する。

1. (1) 会費集金、管理、その他の文書の送付、美汀会の活動に必要となる連絡
2. (2) 会員名簿、委員会名簿の作成、渉外活動上要求される参加者登録
3. (3) 美汀会活動の目的を損なわない限りにおいて、個人が特定可能な写真の掲載等

（利用目的による制限）

第１０条 美汀会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

（管理）

第１１条 個人情報は、役員等が適正に管理し、役員等は利用しなくなった個人情報は、適正かつ速やかに廃棄する。

（保管及び持ち出し）

第１２条 個人情報データベース、保有個人データを取り扱う電子機器等については、ウィルス対策ソフトを入れるなど適切な状態で保管することとする。また、持ち出す場合は、電子メールでの送付も含め、ファイルにパスワードをかけるなど適切に行うこととする。

（第三者提供の制限）

第１３条 保有個人データは次にあげる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。

1. (1) 法令に基づく場合
2. (2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合
3. (3) 公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要がある場合
4. (4) 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

２　美汀会は、外国にある第三者に保有個人データを提供しない

３　美汀会は、本人より次の各項による場合により第三者の提供の停止を求められた場合は、概ね２週間以内にこれに応じなければならない。

1. (1) 本人の同意なく第三者に提供した場合
2. (2) 個人情報取扱事業者が、保有個人データを利用する必要がなくなったとき
3. (3) 保有個人データの漏えい等が生じたとき
4. (4) その他、保有個人データの取扱いにより、本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがあるとき

（第三者提供に係る記録の作成等）

第１４条 美汀会は、保有個人データを第三者（本規定の第１３条１項に該当する場合を除く）に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。

1. (1) 第三者の氏名または名称および住所または所在地
2. (2) 提供した年月日
3. (3) 提供した保有個人データの本人の氏名
4. (4) 提供した保有個人データの項目
5. (5) 保有個人データの提供について本人の同意を得ている旨（本規定の第１３条１項に該当する場合を除く）

２　美汀会は、本人から第三者提供記録の開示を求められた場合は、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害される場合を除き、これに応じなければならない。開示には、第三者提供していない事実も含む。

（第三者提供を受ける際の確認等）

第１５条 美汀会は、第三者（本規定の第１３条１項に該当する場合を除く）から個人データの提供を受けるときは、次の項目について記録を作成し保存する。

(1) 第三者の氏名または名称および住所または所在地
(2) 第三者が個人情報を取得した経緯
(3) 提供を受ける個人データの本人の氏名
(4) 提供を受ける個人データの項目
(5) 個人データの提供について本人の同意を得ている旨（本規定の第１３条１項に該当する場合を除く）

（情報開示等）

第１６条 美汀会は、本人から個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、法令に沿ってこれに応じる。

２　美汀会は、次の各項において本人が保有個人データの利用停止・削除を求められた場合は、概ね２週間以内にこれに対応しなければならない。

1. (1) 保有個人データを目的外利用したとき
2. (2) 不正の手段により取得したとき
3. (3) 個人情報取扱事業者が、保有個人データを利用する必要がなくなったとき
(4) 保有個人データの漏えい等が生じたとき
4. (5) その他、保有個人データの取扱いにより、本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがあるとき

３　美汀会の負担軽減のため、利用停止等の措置を行うことが困難な場合であって、かつ、本人の権利利益が保護されるような代替措置が取られているような場合には、措置がとれない理由を本人に伝えることにより利用停止等の措置は免除される。

（漏えい等の対応）

第１７条 保有個人データを漏えい、紛失したおそれがあることを把握した場合は、直ちに管理者に報告する。

（研修）

第１８条 美汀会は、役員、評議員に対して、定期的に、保有個人データの取扱いに関する留意事項について、研修を実施するものとする。

（苦情の処理）

第１９条 美汀会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

（改廃）

第２０条 本規定「都立墨田川高等学校美汀会 個人情報取扱規定」は、総会において改正する。

（附則）

この規定は、令和４ 年４月１日から施行する。